Accesarea de fonduri nerambursabile pentru startup-uri, experiența unui startup clujean

La final de iulie Tech’n Trade by METRO SYSTEMS a organizat, cu sprijinul Cluj Startups, un webinar pe subiectul accesării și implementării unui proiect din fonduri nerambursabile. A răspuns la întrebări unul dintre membrii Clubului Tech’n Trade, Ana Maria Neamțu, care a accesat acest tip de finanțare pentru un startup dedicat restaurantelor, Flamingo App.

Ana Maria Neamțu a absolvit în urmă cu doi ani Facultatea de Electronică, Telecomunicații și Tehnologia Informației, la Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca. Flamingo s-a născut ca idee în ultimul an de facultate, când Ana a decis să-și înceapă drumul de antreprenor. Atunci a aplicat pentru o finanțare nerambursabilă, Startup Plus, și a făcut un curs de antreprenoriat la Asociația Meseriașilor și Patronilor Cluj.

După ce a avut șansa să-și „consolideze” ideea și în Incubatorul Tech’n Trade, Flamingo App și-a luat în sfârșit zborul. Principalul scop al aplicației este să reducă discuțiile „pe stomacul gol” și să limiteze interacțiunea dintre clienții restaurantelor și ospătari. Prin intermediul aplicației de pe telefonul mobil, clienții pot comanda meniul înainte de a ajunge în local, astfel încât mâncarea să fie gata de servire, atunci când ajung. Astfel interacțiunile cu ospătarii vor fi reduse de la minim șapte la una singură, doar în momentul în care se aduce comanda. Inclusiv plata comenzii se face în aplicație, pentru a evita contactul cu banii, care pot fi un potențial pericol, având în vedere pandemia COVID-19. 

Dacă ești în căutarea unei soluții pentru finanțarea startup-ului tău, fondurile nerambursabile ar putea să fie o variantă potrivită pentru tine. Dar cum faci rost de ele și cât de drastice sunt condițiile pe care trebuie să le respecți, odată ce primești banii? Află mai jos răspunsurile, din discuția pe care Vlad Icleanu, Cluj Startups, a avut-o cu Ana Maria, în cadrul webinarului.

Vlad: Ana Maria, cum ai luat decizia de a merge înspre Startup Plus pentru a-ți finanța ideea de afacere? Au fost și alte programe pe care le-ai evaluat? 

În momentul în care vrei să accesezi fonduri ai două variante – fie mergi 100% pe cont propriu, îți cauți linia potrivită, scrii proiectul și aplici, fie îți cauți o firmă care să se ocupe de toate aceste lucruri. Nu e imposibil să faci singur toate lucrurile acestea, dar necesită foarte multă documentare, pentru că fiecare linie de finanțare are particularități. Și atunci trebuie să te uiți la fiecare detaliu în parte, să studiezi fiecare ghid și să-l înțelegi în totalitate – ceea  ce de multe ori e dificil, pentru că terminologia e dificilă. De-asta eu am ales să merg cu o firmă de scriere de proiecte care să facă analiza asta pentru mine. Ei au analizat ce opțiuni aveam disponibile în momentul respectiv și aveam fie varianta de Startup Nation, unde competitivitatea era foarte mare, fie varianta Startup Plus. Am văzut o oportunitate mai bună pe Startup Plus, deoarece acolo se punctau mai bine startup-urile din zona de servicii, cum este și Flamingo App. În momentul în care îți cauți o linie de finanțare, cel mai important și vital lucru este ghidul de accesare și de aplicare, unde sunt publicate și grilele de punctare. Acesta este modul prin care fiecare plan de afaceri este evaluat. Și în felul acesta se delimitează cine primește și cine nu finanțare.

V: Erau și alte alternative, în acel moment, pe lângă Startup Plus? 

Sunt multe alternative, depinde de stadiul în care se află fiecare business, de domeniul de activitate și de multe alte caracteristici. Din punctul acesta de vedere, sunt anumite criterii care delimitează o linie de finanțare de alta. Unul dintre ele ar fi codul CAEN (codul de activitate), care îți este alocat în funcție de ce activitate urmează să desfășori. Și fiecare linie de finanțare are anumite coduri eligibile. Și acesta este un criteriu foarte important. Apoi, pe anumite linii de finanțare se caută startup-uri deja înființate, iar pe altele condiția este ca persoanele care vor să acceseze fonduri să nu aibă un alt SRL înființat. Aceasta din urmă a fost și principala condiție a Startup Plus. În schimb, la Startup Nation condiția era ca firma ta să fie înființată deja. Unele linii au criterii legate de profitabilitate sau de cifra de afaceri. 

V: Cât de mult te-a ajutat faptul că ai apelat la o firmă specializată în consultanță pe partea de proiecte? Cum a fost să jonglezi între criteriile de finanțare pe care trebuia să le îndeplinești și pașii necesari pentru dezvoltarea startup-ului?

Firma de scriere de proiecte s-a ocupat și de planul de afaceri. Dar linia de finanțare pe care am aplicat mi-a permis să fac schimbări și să modific anumite lucruri, prin acte adiționale, și asta m-a ajutat destul de mult, pentru că niciodată nu poți face un plan bine pus la punct pentru un an de zile. Când îți faci un buget nu poți să știi că exact așa vor fi cheltuiți banii respectivi, pentru că apar schimbări, apar nevoi mult mai importante, pe care nu le-ai luat în calcul la început. Un alt ajutor a fost faptul că înainte de a aplica în concursul de dosare am participat, obligatoriu, la cursuri de pregătire pentru antreprenoriat, și așa am avut ocazia să-mi fac o idee despre ce presupune scrierea de proiect și implementarea, în linii foarte mari. Linia de finanțare pe care eu am aplicat era gestionată de un administrator din Mureș, care a alocat fonduri pentru mai multe orașe. Iar în Cluj s-a ocupat de asta APM-ul, care a desemnat o persoană să se ocupe de startup-ul nostru. Și mi-a fost de mare ajutor comunicarea și conexiunea foarte bună, pentru că de fiecare dată când era nevoie de un document mi se explica de ce am nevoie, eram anunțată – uite, asta trebuie să faci. Și mai cred că vital în orice startup e să ai un contabil bun și comunicativ, pentru că de la el îți iei informațiile de care ai nevoie pentru finanțare. Adică dacă ai nevoie de o balanță urgent, sau dacă trebuie să scoți un stat de plată sau trebuie să scoți orice act din contabilitate, persoana respectivă să te ia foarte ușor și să-ți explice. Eu am avut noroc să am informațiile clare atât de la administratorul de fond, cât și de la contabilă, care m-au introdus ușor domeniul ăsta. Pentru că eu am terminat Politehnica, nu știu nimic despre contabilitate și acte și lucrurile astea le-am învățat pe parcurs.

V: Cursurile de formare au avut loc înainte sau după ce ai câștigat finanțarea și cât de utilă a fost pentru tine această experiență? 

Pe linia pe care  am aplicat er a fost obligatoriu să se facă înainte de a aplica pentru finanțare. Și au fost niște informații utile. Finanțarea respectivă se adresa unor oameni care nu aveau experiență în antreprenoriat și era logic și firesc să fie un pas intermediar – adică să nu-ți ceară de la bun început fă-ți SRL, fă pașii ăștia, descurcă-te. A fost un mare beneficiu că ni s-au pus la dispoziție niște cursuri prin care noi să putem să ne adaptăm treptat. 

V: Au existat persoane care au participat la cursuri, au luat niște informații și după aceea nu au mai ajuns în etapa de finanțare?

Sunt foarte multe persoane în situația asta. Unii au renunțat să se înscrie, alții nu au avut un punctaj suficient de bun. Competitivitatea este destul de mare, dar depinde de șanse și, cum ziceam, de punctaj.

V: Hai să ne mutăm la un subiect ceva mai spinos: Care sunt responsabilitățile pe care ți le asumi când accesezi asemenea fonduri? La ce te înhami?

Asta este o întrebare foarte bună, care de puține ori e abordată. Firmele de scriere de proiecte spun – aplicați, aplicați. Statul la fel – luați fondurile. Dar nimeni nu te avertizează ce îți asumi și ce vine odată cu banii respectivi. Și ce vine, de fapt, e responsabilitatea. Liniile de finanțare îți cer o obligativitate de a avea minim doi angajați. Și dacă e să calculăm salariul minim, pe economie, pentru doi angajați, asta vine undeva la 2.000 și ceva de lei pe lună. Pe lângă care se adaugă aproximativ 300 de lei/lună pentru contabilitate, un cost ce nu poate fi evitat. Dacă iei în calcul numai aceste costuri, pentru perioada respectivă, ajungi la o valoare destul de mare. Și e ceva real ce trebuie să-ți asumi în momentul în care îți pui semnătura pe contract. Sunt, de exemplu, persoane care pun la vânzare proiecte câștigătoare în care sunt asumați 5-10-20 de angajați. La unele linii numărul de angajați este un criteriu care aduce punctaj suplimentar și îți aduce beneficii suplimentare. Și motivul pentru care nimeni nu le vrea este că omul respectiv și-a asumat niște lucruri imposibile. Iar acesta este unul dintre motivele pentru care foarte multe dintre proiectele câștigătoare nu ajung să fie implementate. Finanțarea te susține în perioada de început, urmând ca tu, apoi, să-ți asumi că te ridici și să te dezvolți. Statul face o investiție, nu o donație. Noi avem datoria de a dezvolta business-ul și de a-l menține sustenabil.

V: Cam pe unde se situează cuantumul acestor finanțări și cum simți că te ajută? Mă gândesc că și dacă îți acoperă salariile, mai sunt alte cheltuieli, în primii doi-trei ani … 

Depinde de linia de finanțare. Anumite linii îți impun să folosești finanțarea în primul an, la altele perioada se extinde pe doi ani. Și cuantumul finanțărilor este diferit, însă trebuie avut grijă la aspectul ăsta, pentru că o finanțare mai mare înseamnă responsabilități mai mari. Finanțările de început și pentru startup-uri sunt până în 40-50.000 de euro. Mai sunt finanțări între 50 și 100-200.000 de euro, apoi de câteva milioane. Cele care au valori mai mari firește că se adresează firmelor care deja au experiență și care dovedesc că pot să își asume sumele respective și responsabilitățile care vin odată cu banii. În majoritatea cazurilor, finanțările se împart în două tranșe – prima parte vine în momentul când se începe implementarea, urmând ca dacă anumite criterii sunt îndeplinite, să vină și a doua tranșă de bani. 

V: Ce procese recurente există atunci când beneficiezi de o asemenea finanțare? Ce trebuie să faci pe parcursul celor doi ani de zile?

În momentul în care ți-ai primit finanțarea, lună de lună, cel puțin pe linia pe care eu am fost, se trimit documente ca raport lunar. Iar documentele respective trebuie să dovedească faptul că îndeplinești cerințele asumate contractual. Suma accesată face parte din planul de afaceri cu care se aplică pentru finanțare, iar bugetul trebuie respectat la punct și virgulă, adică nimic nu trebuie să iasă din buget. Nu îți permiți să faci greșeli sau să trimiți documente incomplete. Dar acesta nu este un pas dificil, lucrurile astea se învață. Sunt anumite documente recurente, ce țin de contabilitate și sunt și documente suplimentare, care sunt solicitate atunci când este nevoie. 

V: Pe partea de execuție – în ce măsură există flexibilitate la nivelul bugetului? 

Pe linia pe care eu am aplicat, partea de buget a fost flexibilă. Am avut dreptul ca, prin acte adiționale, să modific alocarea bugetului și să redimensionez lucrurile, iar asta a fost un mare plus. Se permit modificări pe parcurs, însă respectând anumite criterii. 

V: Care crezi că a fost cel mai mare plus, cel mai mare beneficiu pentru tine, la această finanțare?

În primul rând a fost suportul financiar care ne-a ajutat extraordinar de mult, pentru că, sincer, nu există investitori care să investească într-o idee sau sunt foarte rare cazurile astea. Și a fost un ajutor real să vezi că statul chiar te încurajează să încerci și să faci lucrurile să se întâmple și să dezvolți ceva pe cont propriu. Și a fost un ajutor real și pentru că ne permite flexibilitatea de a ne adapta pe parcurs la piață și faptul că ne permite luxul de a pivota și de a facem lucrurile în concordanță cu prezentul. În plus, partea cu raportările și documentele a fost un exercițiu foarte bun pentru a mă forma ca antreprenor. Dacă e să o iei pe termen lung ca și startup, la un moment dat vei ajunge la un investitor, vei ajunge la anumite discuții în care e vorba despre cifre, despre hârtii, despre acte. Și asta a fost cumva o formare. 

V: A fost vreun moment în care ți s-a părut prea mult, prea greu, prea multe rapoarte de făcut?

De când am început implementarea, mă simt ca într-o sesiune continuă – nu știu când vine următorul examen și când mi se cer proiecte și rapoarte. Cam așa văd eu lucrurile – nu e cu nimic mai diferit față de cum m-am raportat la facultate. Și acolo ai un profesor care poate nu ți-a explicat lucrurile, nu știi materia, dar trebuie să te descurci, să mergi mai departe. Cam așa și cu documentele: nu știam materia, dar m-am documentat și m-am descurcat. A fost o experiență interesantă.

V: Care e cel mai rău lucru care se poate întâmpla în cazul în care nu merge proiectul?

Din experiența mea de până acum, liniile de finanțare îți permit să te adaptezi într-o oarecare măsură, să schimbi nișa, să pivotezi. Ăsta ar fi primul lucru de făcut în momentul în care ceva nu funcționează sau drumul început nu mai duce nicăieri. În situația în care te trezești în fața falimentului, se returnează fondurile. Contractual vorbind, ceea ce îți asumi trebuie să respecți.

V: Ești responsabil ca și persoană fizică de grantul pe care-l primești, în cazul în care firma dă faliment? 

Pe linia pe care eu am fost, fondurile au fost accesate pe persoană fizică. Fiind vorba și despre înființarea unei societăți, toate responsabilitățile mi le-am asumat ca persoană fizică. În cazul în care societatea are dificultăți și nu mai respectă cerințele, atunci eu sunt persoana trasă la răspundere pentru sancțiuni.

V: Care ar fi costurile, când lucrezi cu o firmă de consultanță pe scrierea de proiect? 

Aici depinde foarte mult de firma de consultanță. În primul rând trebuie menționat aceste costuri sunt eligibile, pe anumite linii de finanțare, deci pot fi deduse din proiect. Pe linia pe care eu am fost nu erau suportate – costurile în avans nu au fost eligibile de nicio natură. Însă sunt destul de multe linii de finanțare care acceptă genul acesta de costuri ca fiind eligibile, chiar și Startup Nation. Însă trebuie avut grijă, în momentul în care alegi o asemenea firmă, pentru că sunt costuri considerate ca și avans și restul banilor sunt alocați doar când se câștigă proiectul. Eu personal nu aș merge cu o firmă care cere toți banii la început. 

V: Se discută foarte mult în perioada asta de intrarea pe un nou exercițiu bugetar al Uniunii Europene, 2021-2027. Din cunoștințele tale, ce oportunități vor fi acolo pentru tinerii antreprenori? 

Și noi în momentul acesta căutăm o următoare linie de finanțare. Faptul că suntem pe final de exercițiu bugetar e un ajutor cumva, pentru că următoarele oportunități vor putea fi adaptate la realitățile de acum. Indiferent de linia de finanțare pe care vrei să mergi este important să te asiguri că linia respectivă este deschisă și ghidul publicat. Niciodată să nu mergeți către firmele de scris proiecte și să plătiți un avans, înainte ca ghidul să fie publicat. În acest moment nu există niciun ghid publicat care să fie activ pentru startup-uri, din câte știu. Adică anumite linii de finanțare sunt în consultare publică și urmează să fie deschise, dar până când nu sunt liniile deschise și nu e ghidul publicat, ar fi o mare greșeală să aplicați, pentru că e posibil să se schimbe criteriile. O sursă foarte bună de verificare a informațiilor este site-ul fonduri-structurale.ro. Acolo puteți verifica ce linii sunt deschise și puteți vedea ghidurile. 

Servicii Cluj